Requisitos del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
Medellín, 8 de septiembre 2022
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, tiene como finalidad servir como prueba de la transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
La responsabilidad de emitir el documento soporte es de quien adquiere los bienes y servicios con sujetos que no son obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La norma nos indica que existen dos tipos de documentos soporte, el primero lo dispone el artículo 4 de la Resolución DIAN N° 0000167 de 2021 y corresponde al documento soporte electrónico el cual debe ser emitido por quienes tengan la calidad de facturadores electrónicos. Este deberá contener las siguientes características:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario – RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria -NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas -IVA, cuando a ello hubiere lugar.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
Por otro lado, el documento soporte contenido en el artículo 19 de la Resolución DIAN N° 0000167 de 2021, es el documento soporte físico que deberán emitir quienes no tengan la calidad de facturadores electrónicos, y contener los siguientes requisitos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas IVA, cuando a ello hubiere lugar.
Por último, es importante tener presente que conforme a la Resolución 000488 de 29 de abril de 2022, la obligación de generar y trasmitir de forma electrónica el documento soporte en adquisiciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y notas de ajustes es a partir del 01 de agosto de 2022.
GERENCIA DE IMPUESTOS
RUSSELL BEDFORD GCT
