Del reporte de las prestaciones sociales y vacaciones en el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Durante el mes de enero de 2022, persiste la duda de cuál es la posición correcta de reportar las prestaciones sociales en el documento soporte del pago de nómina electrónica (DSNE), lo que ha dado lugar a la presentación de múltiples peticiones a la DIAN para su aclaración.
Por lo anterior, se expresa que se ha concluido que la DIAN, a través del Oficio 912416 del 2021 es del criterio de incorporar al DSNE del mes de diciembre, las prestaciones sociales y vacaciones consolidadas durante el año con base en el principio de devengo, y aclara que el DSNE no es asimilable al desprendible de nómina entregado al trabajador ni constituye soporte de ingresos para aquel, pues su finalidad es soportar el costo, deducción o impuestos descontables que se hayan causado en dicho periodo gravable para el empleador, contribuyente del impuesto sobre la renta.
Y en ese orden de ideas, el DSNE del mes de diciembre tendrá que contener el concepto de auxilio de cesantías, intereses a las cesantías, prima, y vacaciones causadas a diciembre 31 de 2021, aun cuando no hubieren sido efectivamente pagados por el empleador.
Esta es una posición razonable si tenemos en cuenta que la Resolución 013 de 2021 determina en el numeral 10 del artículo 1 que el DSNE es el soporte de costos, gastos e impuestos descontables, derivado de los pagos o “abonos en cuenta” relacionados con la nómina.
Por otro lado, es de advertir que existen otras posiciones frente a la forma de reportar las prestaciones sociales y vacaciones en el DSNE, en el sentido que ello únicamente se realiza en el mes que sean efectivamente pagadas, a saber: los intereses a las cesantías, tendrían que reportarse en el DSNE del mes de enero; el auxilio de cesantías, en el mes de febrero; y las vacaciones, cuando sean disfrutadas o compensadas en dinero. Esto sustentado en el anexo técnico de la Resolución 013 de 2021.
Por lo tanto, una vez la DIAN se pronuncie de fondo frente a las diferentes peticiones de consulta enviadas por contribuyentes y proveedores tecnológicos respecto al reporte correcto del DSNE, se presentan las siguientes soluciones, siendo la primera la más conservadora y que está siendo acogida por algunos operadores, esto es, reportar las prestaciones sociales y vacaciones consolidadas durante el año, o bien utilizar una nota de ajuste como mecanismo para reemplazar el DSNE del mes de diciembre si se hubiesen omitido dichos conceptos. Por otro lado, podrá incluir las prestaciones sociales en el DSNE del mes que se paguen efectivamente. Es de advertir que el primer escenario, evita que las compañías incurran en la sanción por no enviar información que trae el inciso 3 del artículo 616-1 y el desconocimiento de tales gastos en la declaración de renta del año 2021, a pesar que se hayan devengado.
Indicamos que la presente opinión se basa en una razonable interpretación de las normas vigentes, y es posible que autoridades judiciales, administrativas u otros profesionales del derecho no la compartan, sin perjuicio de considerar que esta puede ser sostenida como legítima.
El presente artículo se desarrolla solo para fines académicos y no constituye ninguna asesoría independiente que pueda derivarse en el cumplimiento de responsabilidades por la utilización de este escrito.
ÁREA DE SERVICIOS LEGALES
RUSSELL BEDFORD GCT
