Teneduría electrónica de los libros de contabilidad
Requisitos de los archivos electrónicos — aplicación de la Ley 527 de 1999
Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa, integra e inalterable. La conservación de los registros electrórficos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:
– Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
– Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado.
– Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
– La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.
– Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.
Recomendamos que para implementar la Teneduría electrónica de Libros de Contabilidad se posean los siguientes recursos:
1. Escáner de alta velocidad.
2. Software de manejo de los libros que permita llevar los libros en forma de mensaje de datos, almacenamiento en la nube.
3. Persona capacitada en manejo de archivo (aprendiz o tecnólogo en manejo de archivo).
4. Proveedor o aliado tecnológico.
¿Se deben registrar estos libros electrónicos ante las cámaras de comercio correspondientes?
El Decreto Ley 19 de 2012 suprimió el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos.
Gerencia de Impuestos y Aspectos Legales
GCT & ASOCIADOS S.A.S.
