EVITE SANCIONES EN MATERIA DE FACTURACIÓN 2020
El año 2020 es de gran importancia en materia de facturación y no estamos hablando solamente de factura electrónica, pues si bien se da continuidad al proceso de implementación de esta última conforme a los nuevos calendarios determinados para este año, también se establecen nuevas responsabilidades frente a los demás sistemas de facturación y documentos equivalentes expedidos por los no obligados a facturar, así como los requisitos para los cambios introducidos por la Ley de Crecimiento Económico.
Por lo anterior es muy importante conocer algunas de estas novedades, para evitar incurrir en alguna de las sanciones en materia de facturación, como lo es el cierre o clausura del establecimiento de comercio establecido en el artículo 652-1 del E.T, que desarrollaremos al final de este escrito académico.
Dentro de los aspectos importantes a tener en cuenta en materia de facturación electrónica para el año 2020 tenemos:
A. Sujetos obligados a emitir factura de venta y/o documento equivalente:
- Los responsables del IVA y del impuesto nacional al consumo.
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o enajenen bienes agrícolas y ganaderos.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en las ventas a consumidores finales.Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables de IVA.
- Los contribuyentes inscritos en el Régimen Simple de Tributación.
- A partir del 1 de septiembre de 2020 los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido.
B. Sujetos no obligados a expedir factura de venta.
Frente a los ya conocidos se mantienen como no obligados los bancos, corporaciones financieras, cooperativas de ahorro, empresas de transporte público de pasajeros, personas naturales no responsables del IVA y que comercializan bienes excluidos etc.
Adicionalmente tenemos los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia para la prestación de los servicios electrónicos o digitales. Sin embargo, la DIAN plantea que tiene facultades para establecer la obligación de emitir factura de venta o en su defecto establecer un documento electrónico que sirva de soporte en la prestación de servicios digitales.
C. Documentos equivalentes a la factura de venta:
- El tiquete de máquina registradora POS.
- La boleta de ingreso al cine.
- EL tiquete de transporte de pasajeros.
- El extracto.
- Los tiquetes o billetes de transporte aéreo.
- El documento en juegos localizados.
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete en juegos de suerte y azar.
- El documentos expedido por los peajes
- El comprbante de liquidación en la bolsa de valores.
- El documento de operación de la bolsa agropecuaria y otros commodities
- El documento expedido por los servicios públicos domiciliarios.
- La boleta de ingreso a espectaculos públicos.
- El documento equivalnete electrónico.
Para la implementación del documento equivalente electrónico la DIAN tendrá deberá indicar las condiciones técnicas, de control y validación. Dicha implementación se deberá realizar máximo por la DIAN hasta el 30 de junio del año 2021.
D. Calendario de implementación de facturación electrónica:
El calendario de implementación para la facturación electrónica que inicio en el 2019 y que se vio interrumpido a inicio de 2020, producto de la inconstitucionalidad de la Ley de Financiamiento, que a su vez ocasiono el decaimiento administrativo de las resoluciones que habían regulado este aspecto; fue nuevamente definido por la Resolución 0042 estableciendo fechas desde el 15 de Junio del año 2020, hasta el 1 de noviembre del año 2020, según el código CIIU dependiendo de la actividad económica, por lo tanto es muy importante revisar a partir de cuando se adquirió dicha obligación.
E. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar:
Frente al documento soporte que dará lugar a la aceptación de los correspondientes costos, deducciones o impuestos descontables, deberá ser generado de forma física y contener los siguientes requisitos:
- Estar denominado expresamente como documentos soporte e adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponde a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos, nombre y/o razón social, NIT, del vendedor o de quien presta el servicio.
- Contener los apellidos, nombre y/o razón social, NIT, del adquiriente de los bienes o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. (Desde el 15 de agosto de 2020 la DIAN habilito la solicitud de rangos de numeración para este documento soportes y por lo tanto desde este día es obligatorio tenerlo según el comunicado de prensa No. 55 del 21 de julio de 2020)
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
F. Facturación en los contratos de mandato:
En el contrato de mandato se mantienen la obligación del Decreto 1514 de 1998 de que las facturas sean expedidas en todos los casos por el mandatario, quien deberá entregar al mandante una certificación avalada por contador público o revisor fiscal según el caso para soportar los respectivos costos, gastos, impuestos descontables o devoluciones a que tenga derecho el mandante.
Pero en el caso de las devoluciones se deberá adjuntar además la copia del contrato de mandato y en el caso de la factura electrónica de venta elaborada en virtud de un contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario de forma obligatoria.
G. Facturación en los consorcios y las uniones temporales:
Se da la posibilidad de que, en este tipo de contratos de colaboración empresarial, la obligación de expedir factura de venta se de en cabeza de los consorcios o uniones temporales a nombre propio y en representación de sus miembros o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros del consorcio o la unión temporal.
Cuando dicha facturación se haga en cabeza del consorcio o la unión temporal bajo su propio NIT, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros deberá indicar el NIT, nombre y/o razón social de cada uno de ellos y el adquiriente deberá practicar la retención en la fuente en cabeza del principal siendo responsabilidad de asumir dicha retención por cada participe del contrato a prorrata de su porcentaje.
Igualmente, en materia del impuesto a las ventas e impuesto al consumo se deberán distribuir a cada miembro de acuerdo con su participación, cumpliendo con las responsabilidades derivadas de dichos impuestos.
H. Facturación electrónica en las zonas francas y operaciones de comercio exterior:
En las operaciones de venta de comercio exterior se deberán soportar mediante factura electrónica de venta y se podrá entregar al adquiriente residente en el exterior el formato electrónico de generación o la representación gráfica.
Las operaciones de venta al interior de las zonas francas o desde estas hacia el territorio aduanero nacional se deberá soportar en factura electrónica.
I. Sistema técnico de control tarjeta fiscal:
Se implementa un nuevo sistema técnico de control denominado tarjeta fiscal, que servirá como instrumento para controlar la evasión y mejorar el recaudo de los impuestos. Dicha tarjeta consiste en un mecanismo compuesto por dispositivos electrónicos y sistemas informáticos que se integran e interactúan con el propósito de procesar, almacenar, registrar, generar y transmitir información a la DIAN relacionada con las operaciones económicas de los contribuyentes obligados a su adopción.
La DIAN determinara quienes serán lo sujetos y sectores económicos obligados a la implementación de este sistema técnico de control.
J. Mecanismos alternos de divulgación de los anexos técnicos:
La DIAN contará con un enlace en su página web donde divulgará el contenido de los anexos técnicos y sus modificaciones. Los contribuyentes deberán implementar dichos anexos dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de su publicación.
Sin embargo, para el año 2020 el plazo máximo será de 30 días calendario para la adopción de los anexos técnicos a partir de la publicación del acto administrativo que lo contenga
K. Documentos equivalente tipo POS
A partir del 1 de noviembre de 2020 los documentos equivalentes POS no sirven como soporte para solicitar como deducible el costo o gasto en la declaración del impuesto de renta, ni tampoco soportará el derecho al impuesto descontable en a la declaración de IVA. Si embargo el contribuyente podrá solicitar una factura electrónica de venta, cuando requiera el soporte para descontarse los impuestos.
L. Aplicación del porcentaje máximo de costos y gastos que se podrá soportar sin factura electrónica:
La Ley de Crecimiento Económico impone una nueva limitación a los costos y gastos para la declaración de renta, la cual en consiste en definir un porcentaje máximo por año de costos y gastos, que se podrá soportar sin factura electrónica de conformidad con la siguiente tabla:
Mediante este Decreto la administración tributaria de forma satisfactoria define que para la aplicación de dicho porcentaje no se deberán tener en cuenta los siguientes documentos o costos y gastos, con los que normalmente convive una compañía en el desarrollo de su operación:
- Los documentos equivalentes ya mencionados a excepción del POS a partir del 1 de noviembre de 2020
- Los documentos que constituyan soporte de las operaciones por los no obligados a facturar y los demás documentos soporte de costos y deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios en los cuales no se exija la expedición de una factura de venta y/o documentos equivalentes.
- Las facturas de venta, talonario o papel en los casos de utilizar este sistema.
- Las importaciones y demás soportes vigentes respecto de la adquisición de bienes y servicios fuera del territorio nacional y de zona franca.
La aplicación de esta limitación iniciará para el año 2020 a partir de que se cumpla el último plazo de implementación para los sujetos obligados de acuerdo con el calendario de implementación que debe definir la DIAN para el 2020.
M. Aplicación de factura electrónica para los contribuyentes opten por el régimen simple de tributación:
Los contribuyentes que opten el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación tendrán un plazo de 2 meses contados por a partir de la inscripción en el RUT en dicho régimen. Los contribuyentes que, al 27 de diciembre de 2019, fecha en que entró en vigencia la Ley de Crecimiento Económico se encontraban inscritos en el Régimen Simple de Tributación deberán expedir factura electrónica máximo hasta el 1 de mayo de 2020.
N. Sanción de cierre del establecimiento de comercio:
Los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen y expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefectura, cuenta de cobro, precuenta o similares o que utilicen un sistema de facturación que no se encuentre vigente o autorizado para el citado sujeto, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, conforme con lo previsto en el artículo 657 del E.T.
En la aplicación de esta sanción se le pondrá al establecimiento de comercio un sello con la leyenda “cerrado por la DIAN”, y el número de días dependerá de la los requisitos incumplidos en la facturación o que la detección de irregularidades en la contabilidad, doble facturación, violaciones al régimen aduanero etc.
También la Ley de crecimiento económico adiciono el cierre por 3 días cuando no se establezca la no adopción o incumplimiento de los sistemas técnicos de control.
Cuando el contribuyente desee que no se lleve a cabo el cierre del establecimiento podrá acogerse y pagar la multa, aplicando el porcentaje respectivo (5%, 10% o 15%) de los ingresos operaciones obtenidos el mes anterior dependiendo del numeral porque le fuere sancionado.
El presente artículo se desarrolla solo para fines académicos y no constituye ninguna asesoría independiente que pueda derivarse en el cumplimiento de responsabilidades por la utilización de este escrito
Gerencia de Impuestos
Russell Bedford GRUPO GCT
