Retención en la fuente sobre varias facturas de un mismo proveedor emitidas el mismo día

Una de las dudas que más se presenta entre los contadores durante el proceso de causación contable de las operaciones de compra realizadas por la empresa, es la aplicación o no de retención en la fuente a título de renta, cuando nos llegan varias facturas relacionadas de un mismo proveedor durante un mismo día; esto, porque dichas facturas individualmente consideradas pueden no superar la cuantía mínima para practicar la retención, pero si se suman las bases de todas las transacciones de forma acumulada sucede lo contrario.

Se tiene entonces la concepción dentro del gremio de que para establecer si se tiene que practicar retención en la fuente se deben sumar las facturas de la misma fecha del mismo proveedor, como dice el artículo 2 del decreto 1782 de 1996:

Artículo 2: Para efectos de establecer la cuantía sometida a retención en la fuente en compra de bienes corporales muebles, siempre que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor, se tomarán los valores de todas las operaciones realizadas en una misma fecha. Lo anterior, sin perjuicio de los contratos de suministro celebrados entre las partes.

No obstante, si es importante revisar que no se esté frente al fraccionamiento de una operación que claramente pueda ser determinada que se trataba de un solo contrato para evitar la retención en la fuente, porque no es lo mismo tener varias facturas en donde se realice la venta de diferentes bienes o artículo, a que si se trata por ejemplo de un contrato de construcción de una sola obra sobre la que se emiten varias facturas en un mismo día, donde fácilmente la DIAN podría identificar que se trata de un solo contrato. Por ejemplo, el Concepto DIAN 049044 de 17/95, ya determinó que, si se trata de 1 solo pedido, el cual se fraccionó en varias facturas, se debería practicar la retención en la fuente, y también el Consejo de Estado le ha dado la razón a la DIAN, en diferentes Sentencias cuando rechaza la deducción de los costos y gastos por no acreditar las retenciones en la fuente, por ejemplo, mencionó el Consejo de Estado en una de estas Sentencias:

Por su parte, conforme al artículo 5 literal m del Decreto 1512 de 1985, el agente retenedor debía practicar retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta por compras inferiores a $250.000, que era el valor para el año 1997 (Decreto 2301 de 1996). Ahora bien, consta en el acta de inspección tributaria (folios 20 a 29 del c. antecedentes) que la actora celebró varios contratos de compraventa con la empresa INCOCO LTDA., en su calidad de proveedora de bienes, y que se presentó fraccionamiento de dichos contratos porque en un día, por ejemplo, el 12 de junio de 1997, el proveedor expidió a la contribuyente 28 facturas sobre bienes similares; el 28 de junio 29 facturas y el 1 de septiembre realizó 63 facturas, lo que pone de presente que los contratos de cada día debían ser tomados como una unidad y no como vínculos jurídicos independientes por cada factura expedida. Dado que al sumar las facturas expedidas el mismo día como parte de una sola negociación, el monto de las operaciones entre el proveedor y la actora superaba al cuantía para practicar retención en la fuente sobre los pagos de las mismas, que se repite, para 1997 era $250.000 por cada una, y que el total de la suma sobre la cual no se practicó retención, debiéndose practicar, ascendió a $137.785843, la Sala observa que se ajustó a derecho el rechazo de costos, porque, en efecto, la actora no tenía prueba de las retenciones, dado que ni siquiera las practicó.

Se concluye entonces que si bien por regla general cada operación realizada se debe analizar de forma separada para efectos de determinar la cuantía mínima de retención en la fuente, debemos ser cautelosos y analizar que no estemos frente al fraccionamiento de un solo contrato con el ánimo de evitar la retención en la fuente, porque dicha conducta podría llevar a que la DIAN realice el desconocimiento de los costos y gastos en donde no se tenga como demostrar la aplicación de la correspondiente retención en la fuente, si esta administración concluyera que se tratara de una misma operación o contrato fraccionado.

Este concepto se elabora de forma general con fines académicos, en ningún momento constituye una asesoría directa, que se derive en responsabilidad frente a terceros.