Reporte de auxilio de cesantías y vacaciones en la nómina electrónica
Medellín, 06 de enero de 2023
La nómina electrónica según la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, es el documento para soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – que se deriva de los pagos o abonos en cuenta en relación a los valores devengados, deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.
La periodicidad para la transmisión de la nómina debe hacerse de forma mensual, dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente, independientemente de la fecha en el cual se realicen los pagos de nómina.
Así, teniendo clara la definición de nómina electrónica y los conceptos que incluyen, es pertinente precisar la periodicidad para el reporte del auxilio de cesantías y las vacaciones en atención a los pronunciamientos de la DIAN y lo dispuesto en la citada resolución.
Reporte del auxilio de cesantías en la nómina electrónica:
La Dirección Jurídica de la Dian a través del Concepto 100202208-08 (S2022900657) del 31 de enero de 2022, expresa que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse atendiendo a los valores devengados contablemente, esto es, sobre la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado (esto siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero).
En consecuencia, ateniendo al principio de devengo el reporte del auxilio de cesantías e intereses a las cesantías debe reportarse con la nómina del mes de diciembre de 2022, los mismos que bajo los criterios de la DIAN se deben reportar en los primeros diez (10) días hábiles de enero de 2023, en virtud de que serán objeto de deducción sobre el año 2022, reiterando que, si el pago se realizó de manera previa se debe reportar en el mismo período que fue pagado.
Reporte de las vacaciones en la nómina electrónica:
En atención a los oficios No. 912416 y 908125 de 2021, el documento que funciona como soporte de pago de la nómina electrónica tiene su origen por los pagos o abonos en cuenta que están relacionados con la nómina.
Por lo anterior y según el Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se causan de forma anual, es decir, en el período de un año por lo que dicha erogación se deberá solicitar siempre como una deducción de dicha anualidad, así no se haya consolidado el derecho al disfrute, puesto que el artículo 76 del Decreto 2649 de 1994 permite que se realice una estimación de esa erogación; motivo por el cual, al igual que las cesantías el reporte de las vacaciones se harán en los primeros diez (10) días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta, lo que primero suceda.
Llegándose a presentar el escenario dónde el valor reportado sea diferente al valor pagado, el sujeto obligado podrá presentar “notas de ajuste”, los cuales son documentos electrónicos por medio del cual se realizan los respectivos ajustes y/o correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, ya sea por errores aritméticos o de contenido. Esta nota ajuste podrá presentarse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente del cual se conoce el error por parte del sujeto obligado.
Consecuencia por no presentar nómina electrónica:
Conforme a lo dispuesto con la Resolución de la DIAN No. 000013 del 11 de febrero del 2021, aquellos obligados que no incluyan los conceptos de nómina, no podrían tomar como deducción en el impuesto de renta aquellos devengos no reportados, entre estos las cesantías y vacaciones.
GERENCIA DE SERVICIOS LEGALES
RUSSELL BEDFORD GCT
