Reporte de auxilio de cesantías y vacaciones en la nómina electrónica

Medellín, 06 de enero de 2023

La nómina electrónica según la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, es el documento para soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – que se deriva de los pagos o abonos en cuenta en relación a los valores devengados, deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

La periodicidad para la transmisión de la nómina debe hacerse de forma mensual, dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente, independientemente de la fecha en el cual se realicen los pagos de nómina.

Así, teniendo clara la definición de nómina electrónica y los conceptos que incluyen, es pertinente precisar la periodicidad para el reporte del auxilio de cesantías y las vacaciones en atención a los pronunciamientos de la DIAN y lo dispuesto en la citada resolución.

Reporte del auxilio de cesantías en la nómina electrónica:

La Dirección Jurídica de la Dian a través del Concepto 100202208-08 (S2022900657) del 31 de enero de 2022, expresa que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse atendiendo a los valores devengados contablemente, esto es, sobre la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado (esto siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero).

En consecuencia, ateniendo al principio de devengo el reporte del auxilio de cesantías e intereses a las cesantías debe reportarse con la nómina del mes de diciembre de 2022, los mismos que bajo los criterios de la DIAN se deben reportar en los primeros diez (10) días hábiles de enero de 2023, en virtud de que serán objeto de deducción sobre el año 2022, reiterando que, si el pago se realizó de manera previa se debe reportar en el mismo período que fue pagado.

Reporte de las vacaciones en la nómina electrónica:

En atención a los oficios No. 912416 y 908125 de 2021, el documento que funciona como soporte de pago de la nómina electrónica tiene su origen por los pagos o abonos en cuenta que están relacionados con la nómina.

Por lo anterior y según el Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se causan de forma anual, es decir, en el período de un año por lo que dicha erogación se deberá solicitar siempre como una deducción de dicha anualidad, así no se haya consolidado el derecho al disfrute, puesto que el artículo 76 del Decreto 2649 de 1994 permite que se realice una estimación de esa erogación; motivo por el cual, al igual que las cesantías el reporte de las vacaciones se harán en los primeros diez (10) días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta, lo que primero suceda.

Llegándose a presentar el escenario dónde el valor reportado sea diferente al valor pagado, el sujeto obligado podrá presentar “notas de ajuste”, los cuales son documentos electrónicos por medio del cual se realizan los respectivos ajustes y/o correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, ya sea por errores aritméticos o de contenido. Esta nota ajuste podrá presentarse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente del cual se conoce el error por parte del sujeto obligado.

Consecuencia por no presentar nómina electrónica:

Conforme a lo dispuesto con la Resolución de la DIAN No. 000013 del 11 de febrero del 2021, aquellos obligados que no incluyan los conceptos de nómina, no podrían tomar como deducción en el impuesto de renta aquellos devengos no reportados, entre estos las cesantías y vacaciones.

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Límite Máximo de Cotización al Sistema General de Seguridad Social

Medellín, 29 de diciembre 2022

En atención a las disposiciones normativas, el Sistema de Seguridad Social contempla como límite de la base de cotización hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV); sin embargo, el artículo 18 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 5 de la Ley 797 de 2003, estableció la posibilidad de aumentar el límite de cotización hasta 45 SMMLV, para lo cual facultó al Gobierno Nacional para realizar los respectivos ajustes.

No obstante, solo hasta el año 2022, el Gobierno Nacional dando cumplimiento a la sentencia del Consejo de Estado del 23 de septiembre de 2021, por medio de la cual exigió reglamentar los topes de cotización, expidió el Decreto 2322 del 28 de noviembre de 2022, el cual establece las condiciones para el aporte de cotización máximo de 45 SMMLV.

¿Cuáles son las condiciones y/o reglamentación para que se pueda presentar el aumento al límite de cotización?

El Gobierno Nacional dentro de este Decreto estableció dos condiciones para que el límite máximo aumente hasta 45 salarios mínimos mensuales legales vigente, es decir que esto sucederá siempre y cuando:

1. El crecimiento real de la economía colombiana sea superior al 4% durante al menos las últimas tres vigencias fiscales.

En este sentido, el Departamento Nacional de Estadística (DANE) es el encargado de informar el crecimiento real de la economía; es decir, el incremento del producto interno bruto (PIB) proporcional al número de personas del estado colombiano en un determinado tiempo, para lo cual, deberá verificarse según las últimas tres vigencias fiscales (los últimos tres años) que se presentó un crecimiento real de la economía colombiana en mínimo 4%.

1. El gasto fiscal en pensiones sea inferior a dos (2) puntos porcentuales del PIB.

El gasto fiscal en pensiones hace relación a la suma total que gasta el estado colombiano cumpliendo con la obligación de pago de las personas que se encuentran pensionadas. En este caso, el DANE anualmente revela un informe sobre el gasto del Gobierno bajo esta finalidad y según el cálculo establecido esta condición se cumplirá siempre y cuando este gasto sea inferior a dos (2) puntos porcentuales del PIB.

¿A partir de qué fecha empieza a regir este decreto?

A pesar de que este decreto comenzó a regir desde la misma fecha a la de su expedición, esto es, a partir de los 28 días del mes de noviembre del 2022, quienes hacen parte del grupo de trabajadores dependientes e independientes con ingresos superiores de cotización entre 25 a 45 SMMLV, deberán empezar a hacer aportes sobre su ingreso mensual real, siempre y cuando se cumplan cada una de las condiciones enunciadas.

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Requisitos y funciones del oficial de cumplimiento 

Medellín, 26 de diciembre 2022

El oficial de cumplimiento es la persona natural la cual, está a cargo el diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del sistema SAGRILAFT, asimismo, entre sus funciones está la de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención y mitigación del riesgo.

La empresa obligada es la responsable de asignar el oficial de cumplimiento y deberá certificar que el responsable cumple con todos los requisitos exigidos por la Superintendencia de Sociedades a través de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, en este orden de ideas, tiene la obligación de informar por escrito a la entidad anteriormente mencionada indicando los datos básicos del Oficial de Cumplimiento, como por ejemplo; el nombre, número y tipo de identificación, correo electrónico y número de teléfono en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes a la designación.

Requisitos Mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento:

Después de que la empresa haya saneado las incompatibilidades e inhabilidades del Oficial, administrado los posibles conflictos de intereses, seleccionado el perfil del Oficial y designado las funciones específicas que se le asignen; deberá igual cumplir con los requisitos mínimos exigidos en la circular, que son:

1. “Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
2. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.
3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
5. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
6. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
7. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

Los anteriores son los requisitos que debe cumplir la persona natural que aspire a ser Oficial de Cumplimiento, sin embargo, también la Circular nos determina otros requisitos que debe tener, por ejemplo; contar con un título profesional, experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT, asimismo deberá comprobar conocimiento sobre la administración del riesgo LA/FT/FPADM a través de diversos estudios, como también deberá presentar el curso virtual ofrecido por la UIAF a través de su página de internet.

Funciones del Oficial de Cumplimiento:

El Oficial de Cumplimiento, aparte de las funciones que le son asignadas por la Empresa Obligada, debe cumplir como mínimo con una serie de funciones que se encuentran plasmadas dentro de la Circular emitida por la Superintendencia de Sociedades, las cuales son:

1. “Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT.
2. Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social. Como mínimo, los reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, demostrar los resultados de la gestión del Oficial de Cumplimiento, y de la administración de la Empresa, en general, en el cumplimiento del SAGRILAFT.
3. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada dos (2) años. Para ello deberá presentar a la junta directiva o al máximo órgano social, según el caso, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT.
4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
5. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal o la auditoría externa, si es el caso, y adoptar las Medidas Razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean puestos en conocimiento de los órganos competentes.
6. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera la Superintendencia de Sociedades.
7.  Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, aplicables a la Empresa.
8. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT/FPADM.
9. Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT/FPADM que formarán parte del SAGRILAFT.
10. Realizar la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la Empresa.
11. Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas y este Capítulo X.”

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Restitución de aportes del programa de apoyo al empleo formal – PAEF

Medellín, 28 de noviembre 2022

El Programa de Apoyo al Empleo Formal, es un aporte que otorgó el Gobierno Nacional a las personas jurídicas, personas naturales empleadoras, empresas sin ánimo de lucro, consorcios y uniones temporales, como consecuencia de la pandemia producida por el virus SARS-CoV-2 con el propósito de ayudar al pago de los salarios de sus trabajadores.

De esta manera, el Gobierno estableció una serie de requisitos que debían de ser cumplidos para acceder a este apoyo anteriormente mencionado, asimismo determinó el procedimiento que se debía de realizar para poder ser beneficiado. No obstante, también se implementaron una serie de escenarios en los que, si se llegaran a incumplir, los beneficiaros tendrían la obligación de restituir estos aportes.

Por lo anterior, la UGPP ha iniciado diversos procesos de restitución de los aportes que fueron otorgados en razón del Programa de Apoyo al Empleo Formal, estos procesos serán aplicables para los beneficiarios que no cumplían con los requisitos establecidos para gozar del apoyo.

¿Cuándo debo restituir los aportes recibidos por el PAEF?

Los aportes deberán ser restituidos, cuando:

1. Habiendo recibido el aporte, se evidencie que al momento de la postulación no cumplía los requisitos establecidos.
2. Se compruebe que existió una falsedad en los diversos documentos presentados para poder así acreditar los requisitos establecidos
3. El beneficiario se haya comprometido con el pago de los salarios adeudados y aun así no haya cumplido con dicho compromiso

A su vez, la UGPP podrá hacer envíos de acciones persuasivas con el fin de comunicarle que se encuentra obligado a retribuir los aportes recibidos por el PAEF, quien ha establecido diversos medios destinados para el envío las comunicaciones persuasivas, estos son:

1. Cartas físicas.
2. Correos electrónicos.
3. Mensajes de textos enviados a los celulares.
4. Comunicaciones telefónicos de capacitación.
5. Citación a puntos de atención al ciudadano.

¿Qué debo hacer después de recibir una acción persuasiva?

Las personas naturales o jurídicas que reciban una comunicación de acción persuasiva deberán leerla en su totalidad y analizar si se está obligando a retribuir los aportes, asimismo deberá verificarse si en el momento solicitado se cumplían con los requisitos correspondientes, la disminución de ingresos y el pago de los salarios.

En caso de no cumplir con los requisitos, podrá restituir voluntariamente los recursos adeudados, en el cual, concluido el término otorgado por la UGPP en la respectiva acción persuasiva y hasta antes de la notificación del pliego de cargos, deberá autoliquidarse la sanción del diez por ciento (10%) sobre el valor a restituir y los intereses moratorios liquidados a la tasa señalada en el Artículo 635 del Estatuto Tributario.

A diferencia, los beneficiarios que devuelvan los recursos adeudados después de la notificación del pliego de cargos, tendrán que liquidar una sanción del 20% sobre el valor a restituir junto con los intereses moratorios respectivos.

Asimismo, es importante advertir que en caso de que la UGPP determine que existió falsedad en los documentos presentados para acreditar el cumplimiento de requisitos se liquidará una sanción equivalente al ciento
por ciento (100%) del monto a restituir.

Acuerdos de Pago

Obedeciendo el artículo 3° de la Resolución 1323 del 1 de agosto de 2022, se podrán suscribir acuerdos de pago en la etapa de fiscalización y a partir de la notificación del pliego de cargos, este acuerdo será sobre el valor de los aportes, incluida la sanción del 20% y los intereses por mora.

Plazo para las acciones persuasivas.

En atención a la Resolución 1323 del 1 de agosto de 2022 podrá adelantar acciones persuasivas por un término de 15 meses, contado desde la finalización del programa, esto es a partir del mes de julio de 2022, con la finalidad de obtener la restitución voluntaria de los recursos, sin que durante esta etapa haya lugar a la liquidación de intereses moratorios, ni de sanción.

Los beneficiarios que restituyan los aportes, los intereses y las sanciones, deberán consignar estos valores a través del botón PSE ubicado en la página web de la UGPP. Lo anterior, independientemente de que se trate de (i) restituciones unilaterales y voluntarias realizadas una vez haya concluido el término de 15 meses establecido en el artículo 4° de la presente resolución; (ii) restituciones realizadas en virtud del proceso persuasivo o de fiscalización que adelante la UGPP o (iii) restituciones en las que el beneficiario opta por reintegrar voluntaria y unilateralmente los aportes estatales dentro del término dispuesto por la UGPP.

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Integración laboral de las personas con discapacidad

Medellín, 22 de noviembre 2022

Con la intención de lograr una integración social e incentivar a los empleadores para crear espacios y vinculen laboralmente a la población vulnerable, la normatividad legal dispone de estímulos tributarios y ventajas competitivas para los empleadores que contraten a personas en situación de discapacidad bajo un Contrato Individual de Trabajo.

¿Quién es una persona con situación de discapacidad?

Son aquellas personas que presentan deficiencias físicas, mentales, intelectuales o sensoriales a largo plazo que, al interactuar con el entorno, encuentran diversas barreras, que pueden impedir su participación plena y efectiva en la sociedad en igualdad de condiciones con los demás ciudadanos.

¿Qué cualidades deben tener los trabajadores para que la empresa obtenga estos reconocimientos?

La Ley 361 de 1997 establece que, para gozar de los incentivos tributarios, la persona con estado de discapacidad que será contratada debe tener mínimo una pérdida de capacidad no inferior al 25%, lo cual lo puede calificar la EPS o la Aseguradora de Riesgos Laborales.

¿Cuáles son estos incentivos establecidos por el Gobierno Nacional?

1. Prelación en los procesos de licitación:
   Serán preferidos en igualdad de condiciones en los procesos de licitación, adjudicación y celebración de contratos, sean estos públicos o privados, las empresas que tengan en sus nóminas por lo mínimo un 10% de sus empleados en situación de discapacidad.
2. Créditos con entidades estatales:
   Tendrán prelación en el otorgamiento de créditos subvenciones de organismos estatales la empresa que contraten personas en situación de discapacidad, siempre y cuando se orienten al desarrollo de planes y programas que impliquen la participación activa y permanente de personas en situación de discapacidad.
3. Menor cuota de aprendices:
   La ley establece que, la cuota de aprendices que está obligado a contratar el empleador se disminuirá en un 50%, si los contratados por él son personas con discapacidad comprobada no inferior al 25%.
4.  Deducción en la renta:
   Los empleadores que ocupen trabajadores en situación de discapacidad no inferior al 25% y que estén obligados a presentar declaración de renta y complementarios, tienen derecho a deducir de la renta el 200% del valor de los salarios y prestaciones sociales pagados durante el año gravable a los trabajadores en situación de discapacidad mientras este subsista, y para el concepto de aportes a parafiscales y seguridad social serán deducibles en un 100%.
5. Preferencia de sus productos adquiridos por el estado:
   Las entidades estatales de todo orden, preferirán en igualdad de condiciones, los productos, bienes y servicios que les sean ofrecidos por entidades sin ánimo de lucro por las personas en situación de discapacidad.

¿Cómo accedo a estos beneficios?

Para acceder a estos beneficios se debe realizar una solicitud escrita dirigida a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo de domicilio principal de la empresa, indicando que solicita la certificación de los incentivos de la Ley 361 de 1997.

Dentro de la solicitud se deben acreditar los siguientes requisitos:

• -Copia de la nómina de la empresa que permita verificar el número total de trabajadores y calcular el 10%.
• -Copia de los contratos de los trabajadores con discapacidad que permita evidenciar que están vinculados como mínimo un año antes de la solicitud.
• -Copia del dictamen de pérdida de capacidad laboral, no inferior al 25% emitido por la EPS en la cual se encuentra afiliado, junta regional de calificación de invalidez, AFP o la entidad competente.

Esta documentación estará sujeta a verificación por medio de una visita laboral administrativa, realizada por el inspector de trabajo comisionado para tal fin.

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